AI Master · מפגש 37 עם איציק מג׳אר
איך להפוך לסופר פרודוקטיביים עם AI?
מדריך ממפגש 37 עם איציק מג׳אר: מזהים בזבוז אחד, ממפים 12 פתרונות, מדרגים Impact ו־Effort ובוחרים במה להתחיל.
מאת עמיחי שקל · פורסם · עודכן
הבעיה היא לא שאין לכם מספיק כלי AI
בכל שבוע יוצאים כלים חדשים. קל מאוד לפתוח עוד חשבון, לנסות עוד צ׳אט ולהישאר עם אותה רשימת משימות. במפגש עם איציק מג׳אר עבדנו על שאלה אחרת: איזה חלק ביום העבודה שלכם הוא בזבוז, ואיזה פתרון יכול לצמצם אותו בצורה מדידה? המדריך הזה מציג תהליך בשני שלבים: ממפים 12 פתרונות לבעיה אחת, ואז מדרגים אותם לפי השפעה ומאמץ.
מה אפשר לצמצם כבר עכשיו
- מעבר על שרשורי מיילים ומענה למיילים
- העתקת מידע מאקסל אחד לאחר
- ריכוז חשבוניות וקבלות
- הכנת שיעורים, דוחות ומכתבים
- בדיקת עבודות ואיתור תקלות
- מענה לשאלות ובקשות שחוזרות על עצמן
- תיאום עבודה מול לקוחות וקולגות
מתחילים מהבזבוז · לא מהכלי
במקום לכתוב אני רוצה להיות יותר פרודוקטיבי, הגדירו פעולה מדויקת: אני משקיע 40 דקות ביום במעבר על מיילים ארוכים ורוצה לראות רק מה שדורש החלטה או תגובה. כשמתחילים מהבעיה, אפשר להשוות בין צ׳אט שמסכם, תוסף למייל, אוטומציה או סוכן.
שלב 1 · מגדירים בעיה אחת
בחרו פעולה אחת שחוזרת על עצמה. אפשר להתחיל מתיאום פגישות, הזנת חשבוניות לאקסל, כתיבת סיכומי ישיבות או העתקת נתונים בין מערכות. אל תנסו לפתור את כל יום העבודה בבת אחת.
הפרומפט המלא · מיפוי 12 פתרונות
פעל כמומחה לפרודוקטיביות וחדשנות טכנולוגית, המתמחה בשילוב כלי בינה מלאכותית (AI) לייעול תהליכי עבודה ארגוניים ואישיים. העבודה שלנו תתבצע בשני שלבים מובנים.
שלב 1: מיפוי פתרונות AI לצמצום בזבוז (Waste)
אני מנסה לצמצם או להעלים לחלוטין פעילות שאני מגדיר כ"בזבוז" בשגרת העבודה שלי.
הבזבוז שאני מתמודד איתו הוא:
[הכנס כאן את סוג הבזבוז. למשל: תיאום פגישות מרובות / מעבר על שרשורי מיילים ארוכים / הזנת נתונים מחשבוניות לאקסל / כתיבת סיכומי ישיבות].
אנא ספק לי רשימה של 12 אפשרויות שונות ומגוונות לצמצום או העלמת הבזבוז הזה באמצעות כלי AI ספציפיים. הצג את התשובה אך ורק כטבלה עם העמודות הבאות:
שם הפתרון והכלי: שם הכלי הספציפי (למשל: Make, Notion AI, Fireflies). ללא עצות כלליות.
קושי טכני (1-4): 1=צ'אט פשוט, 2=כלים ייעודיים/תוספים, 3=אוטומציות מתקדמות, 4=בניית סוכנים/קוד.
מודל תמחור: חינמי / בתשלום / Freemium.
רמת השפעה (Impact): ציון מ-1 עד 4 שהינך מעריך עבור פתרון זה (1=השפעה שולית, 4=טרנספורמציה משמעותית), יחד עם תיאור של משפט אחד על החיסכון הצפוי בזמן/מאמץ.
איך מתחילים?: מדריך קצר ופרקטי של 2-3 משפטים המסביר בדיוק על מה ללחוץ, מה להגדיר או איזה פרומפט לכתוב.
בסיום הטבלה, עצור את התשובה שלך. הוסף הודעה קצרה שמנחה אותי לעבור על הפתרונות ולכתוב לך בתגובה שני דברים:
א. ציון מאמץ אישי (Effort): מ-1 עד 4 עבור כל פתרון (1=קל מאוד ליישום מבחינתי, 4=דורש ממני מאמץ גבוה מאוד).
ב. עדכון השפעה: ציין בפניי שאם אני חולק על ציון ההשפעה (Impact) שקבעת בסעיף 4, אני יכול לעדכן אותו בדיווח שלי.
בקש ממני להזין את הנתונים בפורמט פשוט, למשל:
"פתרון 1: מאמץ 2. פתרון 2: מאמץ 4, השפעה 3...".
שלב 2: יצירת מטריצת Impact-Effort
יבוצע רק לאחר שאספק את ציוני המאמץ שלי. לאחר שאעביר לך את הדירוג האישי שלי לכל 12 הפתרונות, עליך למפות אותם לתוך מטריצת תיעדוף. הצג טבלה מסודרת המחולקת ל-4 הרביעים הבאים, ושבץ כל פתרון תחת הקטגוריה המתאימה לו בהתבסס על ההצטלבות בין ציון ההשפעה (Impact) לציון המאמץ (Effort):
Quick Wins (ניצחונות מהירים): פתרונות עם השפעה גבוהה (3-4) ומאמץ נמוך (1-2). אלו הפעולות שמומלץ לבצע מיד.
Major Projects (פרויקטים מרכזיים): פתרונות עם השפעה גבוהה (3-4) ומאמץ גבוה (3-4).
Fill Ins (משימות השלמה / כדאיות נמוכה): פתרונות עם השפעה נמוכה (1-2) ומאמץ נמוך (1-2).
Thankless Tasks (משימות כפויות טובה): פתרונות עם השפעה נמוכה (1-2) ומאמץ גבוה (3-4). אלו פעולות שכדאי להימנע מהן.
ציין עבור כל פתרון ששובץ ברביעים השונים את שמו, והצג את הציונים הסופיים (השפעה ומאמץ) בסוגריים לצידו.הדביקו בכלי המתואר במדריך. מלאו את הפרטים שבסוגריים ובדקו את התוצאה מול המקור.
Impact ו־Effort · שני הציונים שמייצרים החלטה
Impact הוא הערכה של מידת ההשפעה. Effort הוא המאמץ האישי שלכם, והוא יכול להשתנות מאדם לאדם בגלל הרשאות, מערכות וידע טכני. לכן מעדכנים את ציון המאמץ אחרי שקוראים את 12 האפשרויות, ואם צריך מעדכנים גם את ציון ההשפעה.
איך מחזירים את הציונים לצ׳אט
- עברו על 12 הפתרונות שקיבלתם.
- תנו לכל פתרון ציון Effort מ־1 עד 4.
- עדכנו את ציון ה־Impact אם הוא לא מתאים למציאות שלכם.
- שלחו: פתרון 1: מאמץ 2. פתרון 2: מאמץ 4, השפעה 3.
מטריצת Impact–Effort · מה עושים קודם
Quick Wins הם פתרונות עם השפעה 3–4 ומאמץ 1–2. מתחילים כאן. Major Projects הם פתרונות עם השפעה גבוהה ומאמץ גבוה, ולכן מתכננים אותם כפרויקט. Fill Ins הם פתרונות עם השפעה ומאמץ נמוכים, ו־Thankless Tasks הם פתרונות עם השפעה נמוכה ומאמץ גבוה, שבדרך כלל לא מתחילים מהם.
אם הארגון מגביל את כלי ה־AI
מתחילים ממה שמאושר בארגון. גם צ׳אט אחד יכול לעזור בסיכום, ניסוח, מיון, בניית טבלה ותכנון תהליך. אם הפתרון דורש גישה למידע ארגוני, בודקים מראש הרשאות ומדיניות מידע ולא מחפשים פתרון עוקף.
איך מתמודדים עם FOMO מכלים חדשים
מגדירים בעיה אחת, בודקים אם כלי שכבר נמצא אצלכם יכול לפתור אותה, מודדים לפני ואחרי, ורק אז מחפשים כלי חדש. אם כלי חדש לא פותר בעיה מוגדרת, הוא מוסיף עוד מקום ללמוד ולתחזק.
שאלות נפוצות
האם צריך לדעת לתכנת?
לא בהכרח. הפרומפט מתאים לעבודה עם צ׳אט AI, אבל פתרונות ברמת קושי 3 או 4 עשויים לדרוש אוטומציות, סוכנים או קוד.
האם חייבים להשתמש ב־Make, Notion AI או Fireflies?
לא. השמות האלה מופיעים בפרומפט כדוגמאות לכלים ספציפיים. בוחרים לפי הבזבוז, המערכות וההרשאות שלכם.
כמה עולה הפתרון?
הפרומפט מבקש לסווג את מודל התמחור, אבל צריך לאמת מחירים ותוכניות מול האתר הרשמי של כל כלי לפני החלטה.
איך בוחרים במה להתחיל?
מתחילים ב־Quick Win, פתרון עם Impact של 3 או 4 ו־Effort של 1 או 2, ומגדירים מדד הצלחה אחד.
מה עושים אם מתקבלת טבלה ארוכה מדי?
מבקשים מהמערכת להציג קודם את 3 הפתרונות עם יחס ההשפעה־מאמץ הטוב ביותר, ואז להמשיך לשאר האפשרויות.