Gemini for Nonprofits: как правильно работать с Gemini и NotebookLM в некоммерческой организации.

Если вы работаете в некоммерческой организации с Google Workspace, у вас сегодня есть целая экосистема ИИ, которая не похожа на личный аккаунт Gmail. Это не просто чат. Это Gemini, NotebookLM, Gems, Canvas, Deep Research, Google Sheets, Google Docs, Drive, Calendar и все связи между ними. Цель состоит не в том, чтобы изучать еще один инструмент ради хайпа. Цель состоит в том, чтобы взять повседневную повторяющуюся работу, сократить ее на 15 минут, затем еще на 15 минут, а затем оптимизировать следующий процесс. Это руководство упорядочивает все, что нужно знать: что безопасно, что требует одобрения IT, когда работать с Gemini, когда открывать NotebookLM и как превратить встречи, отчеты, исследования и таблицы в реальные результаты.

Страница для практики: создание Prompt Generator для НКО

PDF для скачивания с пошаговой практикой по созданию Gem, который генерирует промпты для презентаций, отчетов и инфографики, включая использование NotebookLM по источникам организации.

Прежде всего: если есть сомнения по поводу конфиденциальной информации, данных пациентов, удостоверений личности, медицинских документов или финансовой информации, не загружайте их автоматически. Сначала проконсультируйтесь с IT-специалистом и специалистом по защите данных организации. Руководство объясняет принцип, но окончательное одобрение должно быть получено на уровне организации.

Самое важное отличие: корпоративный аккаунт — это не личный Gmail

Простое правило работы с конфиденциальной информацией

• Публичная или маркетинговая информация: можно работать, но все равно проверяйте результаты перед публикацией
• Внутренняя неконфиденциальная информация: чаще всего можно работать в среде Workspace в соответствии с политикой организации
• Персональные данные: по возможности удаляйте имена, удостоверения личности, телефоны и идентифицирующие данные перед загрузкой
• Терапевтическая, медицинская, финансовая или юридическая информация: не загружайте без прямого разрешения ответственного лица в организации
• Если Gemini или NotebookLM заблокированы: не обходите блокировку с помощью личного аккаунта. Сообщите администратору и запросите официальный доступ

Что есть в вашей экосистеме Gemini

Четыре главных суперсилы

• Gemini: ваша повседневная языковая модель для текста, формулировок, мышления, базовых исследований и результатов
• NotebookLM: закрытый блокнот, который работает с загруженными вами источниками и создает сводки, презентации, подкасты, таблицы и карты мыслей
• Gems: постоянные помощники, которые избавляют от необходимости настраивать одну и ту же задачу снова и снова
• @ в Gemini: ярлык для быстрого доступа к блокнотам, файлам, инструментам и информации из экосистемы Google

Gemini против NotebookLM: когда что использовать

Выбирайте Gemini, когда вам нужно

• Сформулировать письмо поставщику, донору, коллеге или руководству
• Улучшить текст, сократить его, сделать более формальным или более простым
• Написать лучший промпт для изображения, презентации или исследования
• Придумать идеи для поста, отчета, презентации или мероприятия
• Использовать Canvas для создания документа, мини-сайта, инфографики или небольшого инструмента

Выбирайте NotebookLM, когда вам нужно

• Проанализировать записанную встречу или длинный аудиофайл
• Загрузить отчеты, PDF-файлы, документы с правилами или коммерческие предложения и задать по ним вопросы
• Превратить источники в презентацию, подкаст, инфографику, отчет или карту мыслей
• Выполнить Deep Research и собрать источники для структурированного исследования
• Сохранить важные ответы в виде Notes и превратить их в новые рабочие источники

Промпт: говорите так, будто объясняете коллеге

Базовый шаблон промпта для работы в организации

Я работаю в некоммерческой организации на должности: {Ваша должность} Моя задача: {Что нужно сделать} Аудитория, для которой предназначен результат: {Руководство / доноры / подопечные / волонтеры / поставщик / внутренняя команда} Важный контекст: {Что нужно знать перед началом} Формат результата, который я хочу получить: {Письмо / таблица / презентация / отчет / список действий / промпт для NotebookLM} Стиль: {Формальный / прямой / человечный / краткий / профессиональный / на простом языке} Важно избежать: {Какую информацию не включать, неподходящий тон, неточные обещания} Прежде чем писать, задай мне до 3 вопросов, если не хватает критически важной информации. Если всего хватает, выдай первый результат.

Страница для практики: создание Prompt Generator в Gemini

Промпт для практики: Prompt Generator для НКО

Создай для меня Prompt Generator для некоммерческой организации, который помогает команде создавать качественные промпты для презентаций, отчетов и инфографики в Gemini и NotebookLM. Цель: Превратить короткий запрос пользователя в полный, понятный и готовый к копированию промпт. Пользователь должен выбрать или ответить на следующие вопросы: 1. Тип результата: презентация / отчет / инфографика 2. Целевая аудитория: руководство / доноры / внутренняя команда / участники / волонтеры / партнеры 3. Цель результата 4. Доступные источники: файл, отчет, расшифровка встречи, таблица, ссылка или свободный текст 5. Желаемый стиль: управленческий / профессиональный / человечный / эмоциональный / лаконичный / маркетинговый 6. Важные акценты, которые нужно включить 7. Вещи, которые нельзя выдумывать или обещать Каждый раз, когда пользователь отправляет запрос, твой результат должен включать: - Полный промпт для копирования - Четкую роль для модели - Контекст об организации и задаче - Целевую аудиторию - Требуемую структуру результата - Инструкции по стилю - Указание не выдумывать информацию - Указание опираться только на загруженные источники при работе с NotebookLM - Короткий контрольный список: как понять, что промпт хорош Если не хватает критически важной информации, задай до 3 вопросов. Если можно двигаться дальше, создай первую версию. Результат должен быть на иврите, структурированным, практичным и готовым к копированию.

Gems: превращаем повторяющуюся задачу в постоянного помощника

Промпт для создания нового Gem

Я хочу создать Gem, который поможет мне с повторяющейся задачей. Задача: {Опишите задачу} Кто им пользуется: {Ваша должность или команда} Аудитория результата: {Для кого предназначен результат} Желаемый стиль: {Прямой / профессиональный / эмпатичный / управленческий / краткий} Желаемый результат каждый раз: {Например: письмо, отчет, таблица, промпт для NotebookLM, список действий} Создай для меня полные системные инструкции для Gem, включая: 1. Роль Gem 2. Метод работы 3. Вопросы, которые он должен задавать в начале каждой задачи 4. Структуру результата 5. Правила о том, что ему запрещено выдумывать 6. Правила конфиденциальности и предупреждение не вводить персональные данные без разрешения

NotebookLM для встреч: от записи к инсайтам

Рабочий процесс для встречи

• Получаем разрешение на запись и записываем встречу
• Открываем новый блокнот в NotebookLM
• Загружаем аудиофайл или расшифровку
• Запрашиваем сводку, решения, задачи, открытые вопросы и риски
• Сохраняем важный ответ с помощью Save to Note
• Если нужно продолжить работу с ним позже, делаем Convert to Source и превращаем его в новый источник
• Создаем отчет, презентацию, карту мыслей или таблицу исключительно на основе отмеченного источника

Промпт для саммари встречи в NotebookLM

Проанализируй приложенную встречу и напиши рабочее саммари на иврите. Структура результата: 1. Резюме для руководства до 8 строк 2. Принятые решения 3. Дальнейшие задачи, включая ответственное лицо, если оно было указано 4. Открытые вопросы 5. Точки риска или неясности 6. Темы, требующие одобрения руководства / IT / юридического отдела 7. Черновик короткого последующего письма участникам Не выдумывай информацию, которая не звучала на встрече. Если что-то неясно, напиши 'Не указано в источнике'.

Deep Research: глубокое исследование без потери ориентиров

Промпт Deep Research для закупок в НКО

Выполни глубокое исследование для поиска {товар или услуга} для некоммерческой организации в Израиле. Важные критерии: - Цена - Соответствие некоммерческой организации - Надежность поставщика - Гарантия и обслуживание - Доступность в Израиле - Рекомендуемые альтернативы - Риски или вещи, которые нужно проверить перед покупкой В финальный результат включи: 1. Сравнительную таблицу с поставщиком, товаром, примерной ценой, преимуществами, недостатками и ссылкой 2. Три главные рекомендации 3. Вопросы, которые стоит отправить поставщику перед покупкой 4. Черновик письма поставщику с запросом коммерческого предложения и скидки для НКО Не основывай рекомендацию только на одном источнике. Если информации недостаточно, напиши об этом прямо.

Таблицы: превращаем хаос из данных в решение

Клуб AI Master открывает для вас двери: живая встреча каждую неделю, записи и сообщество. 47 шекелей в месяц, отмена в любой момент.

Промпт для таблицы решений

Создай таблицу решений на основе отмеченных источников. Обязательные колонки: - Вариант / поставщик / тема - Источник информации - Цена или стоимость, если она есть - Преимущества - Недостатки - Уровень соответствия НКО от 1 до 5 - Главный риск - Рекомендуемое дальнейшее действие После таблицы напиши короткую рекомендацию: каковы три лучших варианта и почему. Если данных не хватает, не додумывай их самостоятельно. Напиши 'Не найдено в источниках'.

Canvas: когда Gemini перестает просто отвечать и начинает строить

Хорошие примеры использования Canvas в НКО

• Черновик письма поставщику с возможностью сократить, удлинить и изменить тон
• Мини-инструмент, который генерирует промпты для NotebookLM в зависимости от типа результата: презентация, отчет, таблица или инфографика
• Внутренняя HTML-страница, визуально отображающая данные о деятельности
• Документ для подготовки к заседанию правления на основе нескольких источников
• Черновик презентации или структура отчета, которую можно перенести в Google Docs

Три привычки, которые превращают NotebookLM в профессиональный инструмент

• Отмечайте источники: перед каждым вопросом или результатом убедитесь, что отмечены только релевантные источники галочкой.
• Сохраняйте ответы: каждый важный ответ нужно сохранять с помощью Save to Note, иначе он может исчезнуть из беседы.
• Инструктируйте Studio: не используйте только настройки по умолчанию. Нажмите на маленькую стрелку и дайте точный промпт для презентации, отчета, инфографики или таблицы.

Настоящий сдвиг заключается не в технологиях, а в восприятии. ИИ не призван заменить ваше суждение. Он призван стать постоянной вспомогательной системой, которая берет на себя рутинную работу, быстрее упорядочивает информацию и позволяет вам принимать более взвешенные решения.

Рекомендуемый процесс практики на первую неделю

Часто задаваемые вопросы

Согласно документам Google Workspace, данные Workspace не используются для обучения или улучшения генеративных моделей, которые обеспечивают работу Gemini, Search и систем за пределами Workspace без разрешения. NotebookLM в среде Workspace также получает корпоративную защиту. И тем не менее, необходимо работать в соответствии с политикой организации и получать разрешение ИТ-отдела для конфиденциальной информации.

Ответ по умолчанию — нет. Если возможно, удаляйте идентифицирующие данные перед загрузкой. Если речь идет о терапевтической, медицинской, финансовой, юридической или конфиденциальной личной информации, требуется прямое разрешение ответственного лица в организации.

В Google Workspace многие возможности контролируются администратором. Если функция заблокирована, это не значит, что вы сделали что-то не так. Нужно передать в ИТ-отдел скриншот или краткое описание заблокированного действия и запросить разрешение.

Не обязательно. Gemini — это повседневный рабочий инструмент для общения, письма, формулирования и выполнения задач. NotebookLM подходит, когда есть много источников или информации, которую нужно проанализировать. Если есть отчет, встреча, PDF-файлы или исследование, используйте NotebookLM. Если нужно подумать, сформулировать, отредактировать или создать продукт, используйте Gemini.

Не выпускайте результаты без проверки человеком. Особенно когда есть цифры, бюджеты, данные или управленческие решения. Хороший способ проверить надежность — взять проект, который вы уже завершили вручную, поручить ИИ выполнить его и сравнить с результатом, который, как вы знаете, является правильным.

Выберите встречу, с которой вам уже разрешено работать, или неконфиденциальный документ. Загрузите его в NotebookLM, запросите краткую сводку, сохраните ответ как Note, превратите его в Source, а затем создайте из него таблицу или презентацию. Это упражнение показывает всю цепочку.

Официальные источники для дальнейшей проверки

Google Workspace AI Privacy Hub

Политика конфиденциальности и информационной безопасности для генеративного ИИ в Workspace

Официальный информационный центр Google об использовании информации, разрешениях, корпоративном контроле, Gemini и NotebookLM в среде Workspace.

Совет для агентов: отправьте эту ссылку администратору при запросе на открытие возможностей или утверждение использования внутренних данных.

Gemini in Gmail, Docs, Drive and Workspace

Как Gemini в Workspace защищает ваши данные

Справочный документ Google, объясняющий, как Gemini в продуктах Workspace относится к информации из Gmail, Docs, Drive, Sheets, Slides, Meet и других сервисов.

Совет для агентов: особенно полезно, когда есть опасения, что Gmail или Docs используются для обучения моделей.

NotebookLM Admin Help

Управление NotebookLM для пользователей в организации

Официальный документ для администраторов, объясняющий, как включать и выключать NotebookLM для пользователей и что Google заявляет относительно файлов, чатов и результатов.

Совет для агентов: если NotebookLM заблокирован у вас, это тот документ, который стоит отправить ИТ-команде.

Следующий шаг: выберите один процесс в вашей работе, который отнимает время каждую неделю, и создайте для него шаблон. Хватит подхода «давайте попробуем ИИ». Один процесс, один промпт, один повторяющийся результат.