Gemini para ONGs: cómo trabajar correctamente con Gemini y NotebookLM en una organización.

Si trabajas en una organización sin fines de lucro con Google Workspace, hoy tienes un ecosistema de IA completo que no se parece en nada a una cuenta personal de Gmail. No es solo un chat. Es Gemini, NotebookLM, Gems, Canvas, Deep Research, Google Sheets, Google Docs, Drive, Calendar y todas las conexiones entre ellos. El objetivo no es aprender otra herramienta por la novedad. El objetivo es tomar un trabajo diario repetitivo, recortarle 15 minutos, luego otros 15 minutos y luego otro proceso. Esta guía organiza todo lo que necesitas saber: qué es seguro, qué requiere aprobación de TI, cuándo trabajar con Gemini, cuándo abrir NotebookLM y cómo convertir reuniones, informes, investigaciones y tablas en resultados reales.

Página de práctica: Creación de un generador de prompts para ONGs

PDF descargable con práctica estructurada para construir un Gem que genere prompts para presentaciones, informes e infografías, incluyendo el uso de NotebookLM en las fuentes de la organización.

Antes que nada: si tienes dudas sobre información sensible, datos de pacientes, números de identidad, documentos médicos o información financiera, no la subas automáticamente. Primero consúltalo con el responsable de TI y seguridad de la información de tu organización. La guía explica el principio, pero la aprobación final debe ser institucional.

La diferencia más importante: una cuenta corporativa no es un Gmail personal

Regla de trabajo simple para información sensible

• Información pública o de marketing: se puede trabajar, y aun así revisar los resultados antes de la publicación
• Información interna no sensible: en la mayoría de los casos se puede trabajar en el entorno de Workspace, sujeto a la política de la organización
• Información de identificación personal: eliminar nombres, números de identidad, teléfonos y detalles de identificación antes de subir, si es posible
• Información de tratamiento, médica, financiera o legal: no subir sin la aprobación explícita de la parte responsable en la organización
• Si Gemini o NotebookLM están bloqueados: no los evadas con una cuenta personal. Notifícalo al administrador y solicita el permiso correspondiente

Qué tienes en el ecosistema de Gemini

Los cuatro superpoderes principales

• Gemini: tu modelo de lenguaje diario para redacción, formulación, pensamiento, investigación básica y resultados
• NotebookLM: un cuaderno cerrado que trabaja sobre las fuentes que proporcionas y crea resúmenes, presentaciones, podcasts, tablas y mapas mentales
• Gems: asistentes permanentes que evitan tener que configurar la misma tarea una y otra vez
• @ en Gemini: un acceso directo para acceder a cuadernos, archivos, herramientas e información dentro del ecosistema de Google

Gemini frente a NotebookLM: cuándo usar qué

Elige Gemini cuando necesites

• Redactar un correo electrónico para un proveedor, donante, colega o directiva
• Mejorar un texto, acortar, volverlo más formal o más ligero
• Escribir un mejor prompt para una imagen, presentación o investigación
• Pensar en ideas para una publicación, informe, presentación o actividad
• Usar Canvas para crear un documento, minisitio, infografía o pequeña herramienta

Elige NotebookLM cuando necesites

• Analizar una reunión grabada o un archivo de audio largo
• Subir informes, archivos PDF, documentos de políticas o cotizaciones y hacer preguntas sobre ellos
• Convertir fuentes en una presentación, podcast, infografía, informe o mapa mental
• Hacer Deep Research y recopilar fuentes para una investigación organizada
• Guardar respuestas importantes como notas y convertirlas en nuevas fuentes de trabajo

El prompt: habla como si le explicaras a un colega

Plantilla básica de prompt para trabajo organizacional

Trabajo en una organización sin fines de lucro en el rol de: {Tu rol} Mi tarea: {Qué se debe hacer} El público al que está dirigido el resultado: {Directiva / donantes / pacientes / voluntarios / proveedor / equipo interno} Contexto importante: {Qué se debe saber antes de empezar} El resultado que quiero obtener: {Correo electrónico / tabla / presentación / informe / lista de tareas / prompt para NotebookLM} El estilo: {Formal / directo / humano / corto / profesional / en lenguaje sencillo} Es importante evitar: {Información que no se debe incluir, tono inadecuado, promesas inexactas} Antes de escribir, hazme hasta 3 preguntas si falta información crítica. Si no falta, entrega un primer resultado.

Página de práctica: construir un generador de prompts en Gemini

Prompt de práctica: generador de prompts para ONGs

Constrúyeme un generador de prompts para una organización sin fines de lucro que ayude al equipo a crear prompts de alta calidad para presentaciones, informes e infografías en Gemini y NotebookLM. El objetivo: Convertir una solicitud breve de un usuario en un prompt completo, claro y listo para copiar. El usuario debe elegir o responder a: 1. Tipo de resultado: presentación / informe / infografía 2. Público objetivo: directiva / donantes / equipo interno / participantes / voluntarios / socios 3. Propósito del resultado 4. Fuentes disponibles: archivo, informe, transcripción de reunión, tabla, enlace o texto libre 5. Estilo deseado: gerencial / profesional / humano / emotivo / conciso / de marketing 6. Puntos clave que es importante incluir 7. Cosas que no se deben inventar ni prometer Cada vez que el usuario haga una solicitud, tu resultado debe incluir: - Prompt completo para copiar - Rol claro para el modelo - Contexto sobre la organización y la tarea - Público objetivo - Estructura de salida solicitada - Pautas de estilo - Instrucción de no inventar información - Instrucción de basarse únicamente en las fuentes subidas si se trabaja con NotebookLM - Breve lista de verificación: cómo saber que el prompt es bueno Si falta información crítica, haz hasta 3 preguntas. Si es posible avanzar, crea una primera versión. El resultado debe estar en hebreo, ordenado, práctico y listo para copiar.

Gems: convertir una tarea repetitiva en un asistente permanente

Prompt para construir un nuevo Gem

Quiero construir un Gem que me ayude con una tarea repetitiva. La tarea: {Describe la tarea} Quién lo usa: {Tu rol o el equipo} El público del resultado: {Para quién está destinado el resultado} El estilo deseado: {Directo / profesional / empático / gerencial / corto} El resultado deseado cada vez: {Por ejemplo: correo electrónico, informe, tabla, prompt para NotebookLM, lista de tareas} constrúyeme instrucciones completas del sistema para el Gem, incluyendo: 1. El rol del Gem 2. El método de trabajo 3. Las preguntas que debe hacer al comienzo de cada tarea 4. La estructura del resultado 5. Reglas sobre qué no debe inventar 6. Reglas de privacidad y advertencia de no ingresar información de identificación personal sin aprobación

NotebookLM para reuniones: de la grabación a los conocimientos

Flujo de trabajo para reuniones

• Obtener autorización para la grabación y grabar la reunión
• Abrir un nuevo cuaderno en NotebookLM
• Subir el archivo de audio o la transcripción
• Pedir un resumen, decisiones, tareas, preguntas abiertas y riesgos
• Guardar una respuesta importante con Save to Note
• Si necesitas trabajar en ella más adelante, haz Convert to Source y conviértela en una nueva fuente
• Crear un informe, presentación, mapa mental o tabla a partir de la fuente marcada únicamente

Prompt para resumen de reunión en NotebookLM

Analiza la reunión adjunta y escribe un resumen de trabajo en hebreo. Estructura del resultado: 1. Resumen ejecutivo de hasta 8 líneas 2. Decisiones tomadas 3. Tareas de seguimiento, incluyendo el rol asignado si se mencionó 4. Preguntas abiertas 5. Puntos de riesgo o ambigüedad 6. Temas que requieren aprobación de la directiva / TI / legal 7. Borrador breve de correo electrónico de seguimiento para los participantes No inventes información que no se haya mencionado en la reunión. Si algo no está claro, escribe 'No se menciona en la fuente'.

Deep Research: investigación profunda sin perderse

Prompt de Deep Research para compras en una organización

Realiza una investigación profunda para encontrar {producto o servicio} para una organización sin fines de lucro en Israel. Los criterios importantes: - Precio - Idoneidad para una organización sin fines de lucro - Confiabilidad del proveedor - Garantía y servicio - Disponibilidad en Israel - Alternativas recomendadas - Riesgos o cosas a verificar antes de comprar En el resultado final incluye: 1. Tabla comparativa con proveedor, producto, precio estimado, ventajas, desventajas y enlace 2. Tres recomendaciones principales 3. Preguntas que vale la pena enviar al proveedor antes de la compra 4. Borrador de correo electrónico al proveedor solicitando cotización y descuento para organizaciones No bases la recomendación en una sola fuente. Si no hay suficiente información, escribelo explícitamente.

Tablas: transformar información desorganizada en una decisión

El club AI Master te abre la puerta: reunión en vivo cada semana, grabaciones y comunidad. 47 NIS al mes, cancelación en cualquier momento.

Prompt para tabla de decisiones

Crea una tabla de decisiones a partir de las fuentes marcadas. Columnas obligatorias: - Opción / proveedor / tema - Fuente de información - Precio o costo si existe - Ventajas - Desventajas - Nivel de idoneidad para la organización de 1 a 5 - Riesgo principal - Acción recomendada de seguimiento Después de la tabla, escribe una recomendación breve: cuáles son las tres opciones principales y por qué. Si falta un dato, no lo completes por tu cuenta. Escribe 'No se encuentra en las fuentes'.

Canvas: cuando Gemini deja de limitarse a responder y empieza a construir

Buenos ejemplos de Canvas en una organización

• Borrador de correo electrónico para un proveedor con la opción de acortar, alargar y cambiar el tono
• Herramienta pequeña que genera prompts para NotebookLM según el tipo de resultado: presentación, informe, tabla o infografía
• Página HTML interna que presenta los datos de actividad de forma visual
• Documento de preparación para reunión de la directiva a partir de varias fuentes
• Borrador de presentación o estructura de informe que se puede transferir a Google Docs

Los tres hábitos que convierten a NotebookLM en una herramienta profesional

• Marcar fuentes: antes de cada pregunta o resultado, asegurense de que solo las fuentes relevantes esten marcadas con un visto bueno
• Guardar respuestas: cada respuesta importante debe guardarse con Save to Note, de lo contrario puede desaparecer de la conversacion
• Guiar al Studio: no usen solo la opcion predeterminada. Presionen la pequeña flecha y den un mensaje preciso para una presentacion, informe, infografia o tabla

El verdadero cambio no es tecnologico, es conceptual. La inteligencia artificial no esta diseñada para reemplazar su criterio. Esta diseñada para convertirse en un sistema de asistencia permanente que reduce el trabajo repetitivo, organiza la informacion mas rapido y les permite tomar una mejor decision.

Proceso de practica recomendado para la primera semana

Preguntas frecuentes

Segun los documentos de Google Workspace, los datos de Workspace no se utilizan para entrenar o mejorar los modelos generativos que ejecutan Gemini, Search y sistemas externos a Workspace sin permiso. NotebookLM en el entorno de Workspace tambien recibe protecciones corporativas. Aun asi, es necesario trabajar segun la politica de la organizacion y obtener la aprobacion de TI para informacion sensible.

La opcion predeterminada es no. Si es posible, eliminen los datos de identificacion antes de cargarlos. Si se trata de informacion terapeutica, medica, financiera, legal o personal sensible, se necesita una aprobacion expresa del responsable en la organizacion.

En Google Workspace, muchas capacidades son controladas por el administrador. Si una capacidad esta bloqueada, no significa que hayan hecho algo mal. Deben enviar a TI una captura de pantalla o una breve descripcion de la accion bloqueada y solicitar permisos.

No necesariamente. Gemini es la herramienta de trabajo diaria para conversacion, redaccion, formulacion y ejecucion. NotebookLM es adecuado cuando hay muchas fuentes o informacion que analizar. Si hay un informe, reunion, archivos PDF o investigacion, usen NotebookLM. Si necesitan pensar, redactar, editar o construir un resultado, usen Gemini.

No se publica ningun resultado sin revision humana. Especialmente cuando hay numeros, presupuestos, datos o decisiones de gestion. Una buena manera de verificar la confiabilidad es tomar un proyecto que ya terminaron manualmente, dejar que la inteligencia artificial lo haga y compararlo con el resultado que saben que es correcto.

Elijan una reunion en la que ya tengan permiso para trabajar o un documento no sensible. Carenlo en NotebookLM, soliciten un resumen, guarden la respuesta como Note, conviertanla en Source y luego creen a partir de ella una tabla o presentacion. Esta es una practica que muestra toda la cadena.

Fuentes oficiales para revision adicional

Google Workspace AI Privacy Hub

Politica de privacidad y seguridad de la informacion para IA generativa en Workspace

Centro de informacion oficial de Google sobre el uso de datos, permisos, control corporativo, Gemini y NotebookLM en el entorno de Workspace.

Consejo para agentes: envien este enlace al administrador cuando soliciten abrir capacidades o aprobar el uso de informacion interna.

Gemini in Gmail, Docs, Drive and Workspace

Como Gemini en Workspace protege su informacion

Documento de ayuda de Google que explica como Gemini en los productos de Workspace trata la informacion de Gmail, Docs, Drive, Sheets, Slides, Meet y mas.

Consejo para agentes: util especialmente cuando existe el temor de que Gmail o Docs se utilicen para entrenar modelos.

NotebookLM Admin Help

Gestion de NotebookLM para usuarios en la organizacion

Documento oficial para administradores que explica como habilitar o deshabilitar NotebookLM para los usuarios y que indica Google sobre archivos, chats y resultados.

Consejo para agentes: si NotebookLM esta bloqueado para ustedes, este es el documento que deben enviar al equipo de TI.

El siguiente paso: elijan un proceso en su trabajo que gaste tiempo cada semana y creen una plantilla para el. No mas probemos la inteligencia artificial. Un proceso, un mensaje, un resultado recurrente.