Gemini for Nonprofits : Comment bien travailler avec Gemini et NotebookLM dans une association.

Si vous travaillez dans une association avec Google Workspace, vous disposez aujourd'hui d'un écosystème IA complet qui ne ressemble pas à un compte Gmail personnel. Ce n'est pas seulement un chat. C'est Gemini, NotebookLM, Gems, Canvas, Deep Research, Google Sheets, Google Docs, Drive, Calendar et toutes les connexions entre eux. L'objectif n'est pas d'apprendre un nouvel outil pour le battage médiatique. L'objectif est de prendre un travail quotidien répétitif, d'y retrancher 15 minutes, puis encore 15 minutes, puis un autre processus. Ce guide organise tout ce qu'il faut savoir : ce qui est sécurisé, ce qui nécessite une approbation informatique, quand travailler avec Gemini, quand ouvrir NotebookLM, et comment transformer réunions, rapports, recherches et tableaux en véritables livrables.

Page d'exercice : Création d'un générateur de prompts pour les associations

PDF à télécharger avec un exercice structuré pour créer un Gem qui génère des prompts pour des présentations, des rapports et des infographies, incluant l'utilisation de NotebookLM sur les sources de l'organisation.

Avant tout : en cas de doute concernant des informations sensibles, des données de patients, des cartes d'identité, des documents médicaux ou des informations financières, ne les téléchargez pas automatiquement. Vérifiez d'abord auprès de la personne responsable de l'informatique et de la protection des données de l'organisation. Le guide explique le principe, mais l'approbation finale doit être organisationnelle.

La différence la plus importante : un compte organisationnel n'est pas un Gmail personnel

Règle de travail simple pour les informations sensibles

• Informations publiques ou marketing : vous pouvez travailler, tout en vérifiant les résultats avant la publication.
• Informations internes non sensibles : vous pouvez généralement travailler dans l'environnement Workspace, sous réserve de la politique de l'organisation.
• Informations personnelles identifiables : supprimez les noms, numéros d'identité, téléphones et détails identifiables avant le téléchargement, si possible.
• Informations thérapeutiques, médicales, financières ou juridiques : ne les téléchargez pas sans l'approbation explicite de la partie responsable dans l'organisation.
• Si Gemini ou NotebookLM sont bloqués : ne les contournez pas avec un compte personnel. Signalez-le à l'administrateur et demandez une autorisation en bonne et due forme.

Ce que vous avez dans l'écosystème Gemini

Les quatre super-pouvoirs principaux

• Gemini : votre modèle de langage quotidien pour l'écriture, la formulation, la réflexion, la recherche de base et les livrables.
• NotebookLM : un carnet fermé qui fonctionne sur des sources que vous alimentez et crée des résumés, des présentations, des podcasts, des tableaux et des cartes mentales.
• Gems : des assistants permanents qui évitent d'avoir à définir la même tâche encore et encore.
• @ dans Gemini : un raccourci pour accéder aux carnets, fichiers, outils et informations de l'écosystème Google.

Gemini vs NotebookLM : quand utiliser quoi

Choisissez Gemini lorsque vous avez besoin de :

• rédiger un e-mail à un fournisseur, un donateur, un collègue ou la direction,
• améliorer un texte, raccourcir, rendre plus formel ou plus léger,
• rédiger un meilleur prompt pour une image, une présentation ou une recherche,
• réfléchir à des idées pour un article, un rapport, une présentation ou une activité,
• utiliser Canvas pour créer un document, un mini-site, une infographie ou un petit outil.

Choisissez NotebookLM lorsque vous avez besoin de :

• analyser une réunion enregistrée ou un long fichier audio,
• télécharger des rapports, des PDF, des documents de politique ou des devis et poser des questions à leur sujet,
• transformer des sources en présentation, podcast, infographie, rapport ou carte mentale,
• effectuer une recherche approfondie (Deep Research) et centraliser des sources pour une recherche structurée,
• conserver des réponses importantes comme notes et les transformer en nouvelles sources de travail.

Le prompt : parler comme si vous expliquiez à un collègue

Modèle de prompt de base pour le travail organisationnel

Je travaille dans une association en tant que : {Votre rôle} Ma tâche : {Ce qui doit être fait} Le public cible du livrable : {Direction / Donateurs / Patients / Bénévoles / Fournisseur / Équipe interne} Contexte important : {Ce qu'il faut savoir avant de commencer} Le résultat que je souhaite obtenir : {E-mail / Tableau / Présentation / Rapport / Liste d'actions / Prompt pour NotebookLM} Le style : {Formel / Direct / Humain / Court / Professionnel / En langage simple} À éviter : {Informations à ne pas inclure, ton inapproprié, promesses inexactes} Avant d'écrire, posez-moi jusqu'à 3 questions s'il manque des informations essentielles. S'il ne manque rien, donnez un premier résultat.

Page d'exercice : Créer un générateur de prompts dans Gemini

Prompt d'exercice : Générateur de prompts pour association

Construis-moi un générateur de prompts pour une association qui aide l'équipe à créer des prompts de qualité pour des présentations, des rapports et des infographies dans Gemini et NotebookLM. L'objectif : Transformer une courte demande d'utilisateur en un prompt complet, clair et prêt à être copié. L'utilisateur doit choisir ou répondre à : 1. Type de livrable : Présentation / Rapport / Infographie 2. Public cible : Direction / Donateurs / Équipe interne / Participants / Bénévoles / Partenaires 3. Objectif du livrable 4. Sources disponibles : Fichier, rapport, transcription de réunion, tableau, lien ou texte libre 5. Style souhaité : Managérial / Professionnel / Humain / Émotionnel / Concis / Marketing 6. Points clés à inclure 7. Éléments qu'il est interdit d'inventer ou de promettre Chaque fois que l'utilisateur fait une demande, ton résultat doit inclure : - Un prompt complet prêt à être copié - Un rôle clair pour le modèle - Le contexte sur l'organisation et la tâche - Le public cible - La structure de sortie demandée - Des consignes de style - Une consigne de ne pas inventer d'informations - Une consigne de se baser uniquement sur les sources téléchargées en cas de travail avec NotebookLM - Une courte liste de contrôle : comment savoir si le prompt est bon S'il manque des informations critiques, pose jusqu'à 3 questions. S'il est possible d'avancer, crée une première version. Le résultat doit être en hébreu, structuré, pratique et prêt à être copié.

Gems : Transformer une tâche répétitive en assistant permanent

Prompt pour créer un nouveau Gem

Je veux créer un Gem qui m'aidera dans une tâche répétitive. La tâche : {Décrivez la tâche} Qui l'utilise : {Votre rôle ou l'équipe} Le public du livrable : {À qui est destiné le résultat} Le style souhaité : {Direct / Professionnel / Empathique / Managérial / Court} Le résultat souhaité à chaque fois : {Par exemple : e-mail, rapport, tableau, prompt pour NotebookLM, liste d'actions} Construis-moi des instructions système complètes pour le Gem, incluant : 1. Le rôle du Gem 2. La méthode de travail 3. Les questions qu'il doit poser au début de chaque tâche 4. La structure du résultat 5. Les règles sur ce qu'il lui est interdit d'inventer 6. Les règles de confidentialité et l'avertissement de ne pas saisir d'informations personnelles identifiables sans autorisation

NotebookLM pour les réunions : De l'enregistrement aux insights

Flux de travail pour une réunion

• Obtenir l'autorisation d'enregistrer et enregistrer la réunion.
• Ouvrir un nouveau carnet dans NotebookLM.
• Télécharger le fichier audio ou la transcription.
• Demander un résumé, les décisions, les tâches, les questions ouvertes et les risques.
• Enregistrer une réponse importante avec Save to Note.
• S'il faut continuer à travailler dessus plus tard, faire Convert to Source et la transformer en nouvelle source.
• Créer un rapport, une présentation, une carte mentale ou un tableau à partir de la source marquée uniquement.

Prompt pour résumer une réunion dans NotebookLM

Analyse la réunion ci-jointe et rédige un résumé de travail en hébreu. Structure du résultat : 1. Résumé exécutif de 8 lignes maximum 2. Décisions prises 3. Tâches à suivre, y compris le responsable si mentionné 4. Questions ouvertes 5. Points de risque ou d'ambiguïté 6. Sujets nécessitant l'approbation de la direction / de l'informatique / du service juridique 7. Court projet d'e-mail de suivi pour les participants N'invente pas d'informations qui n'ont pas été dites lors de la réunion. Si quelque chose n'est pas clair, écris 'Non mentionné dans la source'.

Deep Research : Recherche approfondie sans se perdre

Prompt Deep Research pour les achats dans une association

Effectue une recherche approfondie pour trouver {produit ou service} pour une association en Israël. Les critères importants : - Prix - Adéquation pour une organisation à but non lucratif - Fiabilité du fournisseur - Garantie et service - Disponibilité en Israël - Alternatives recommandées - Risques ou éléments à vérifier avant l'achat Le résultat final doit inclure : 1. Un tableau comparatif avec le fournisseur, le produit, le prix estimé, les avantages, les inconvénients et le lien 2. Trois recommandations principales 3. Des questions à envoyer au fournisseur avant l'achat 4. Un projet d'e-mail au fournisseur demandant un devis et une réduction pour l'association Ne base pas une recommandation sur une seule source. S'il n'y a pas assez d'informations, écris-le explicitement.

Tableaux : Transformer des informations désordonnées en décision

Le club AI Master vous ouvre ses portes : une réunion en direct chaque semaine, des enregistrements et une communauté. 47 NIS par mois, annulation à tout moment.

Prompt pour tableau de décision

Crée un tableau de décision à partir des sources marquées. Colonnes obligatoires : - Option / Fournisseur / Sujet - Source d'information - Prix ou coût si existant - Avantages - Inconvénients - Niveau d'adéquation pour l'association de 1 à 5 - Risque principal - Action recommandée pour la suite Après le tableau, rédige une courte recommandation : quelles sont les trois options principales et pourquoi. Si une donnée manque, ne la complète pas de toi-même. Écris 'Introuvable dans les sources'.

Canvas : Quand Gemini arrête de simplement répondre et commence à construire

Bons exemples de Canvas dans une association

• Projet d'e-mail pour un fournisseur avec la possibilité de raccourcir, d'allonger et de changer de ton
• Mini-outil qui génère des prompts pour NotebookLM selon le type de livrable : présentation, rapport, tableau ou infographie
• Page HTML interne qui présente les données d'activité de manière visuelle
• Document de préparation pour une réunion de direction à partir de plusieurs sources
• Projet de présentation ou structure de rapport pouvant être transféré dans Google Docs

Les trois habitudes qui font de NotebookLM un outil professionnel

• Marquer les sources : avant chaque question ou production, assurez-vous que seules les sources pertinentes sont cochées.
• Enregistrer les réponses : conservez chaque réponse importante avec Save to Note, sinon elle risque de disparaître de la conversation.
• Guider le Studio : ne vous contentez pas de la valeur par défaut. Cliquez sur la petite flèche et donnez un prompt précis pour une présentation, un rapport, une infographie ou un tableau.

Le véritable changement n'est pas technologique, il est conceptuel. L'IA n'est pas conçue pour remplacer votre jugement. Elle est conçue pour devenir un système d'assistance permanent qui élimine les tâches répétitives, organise l'information plus rapidement et vous permet de prendre de meilleures décisions.

Processus d'exercice recommandé pour la première semaine

Foire aux questions

Selon les documents de Google Workspace, les données de Workspace ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer les modèles génératifs qui alimentent Gemini, Search et les systèmes externes à Workspace sans autorisation. NotebookLM bénéficie également de protections organisationnelles dans l'environnement Workspace. Il convient toutefois de travailler conformément à la politique de l'entreprise et d'obtenir l'approbation du service informatique pour les informations sensibles.

La réponse par défaut est non. Si possible, supprimez les détails d'identification avant le téléchargement. S'il s'agit d'informations thérapeutiques, médicales, financières, juridiques ou personnelles sensibles, une autorisation explicite du responsable au sein de l'organisation est requise.

Dans Google Workspace, de nombreuses fonctionnalités sont contrôlées par l'administrateur. Si une fonctionnalité est bloquée, cela ne signifie pas que vous avez commis une erreur. Transmettez au service informatique une capture d'écran ou une brève description de l'action bloquée et demandez l'autorisation.

Pas nécessairement. Gemini est l'outil de travail quotidien pour la conversation, la rédaction, la formulation et l'exécution. NotebookLM est adapté lorsque vous disposez de nombreuses sources ou d'informations à analyser. S'il y a un rapport, une réunion, des PDF ou une recherche, utilisez NotebookLM. S'il faut réfléchir, rédiger, éditer ou construire un livrable, utilisez Gemini.

Ne publiez aucun livrable sans vérification humaine. En particulier lorsqu'il s'agit de chiffres, de budgets, de données ou de décisions de gestion. Un bon moyen de tester la fiabilité est de prendre un projet que vous avez déjà réalisé manuellement, de demander à l'IA de l'exécuter et de comparer avec le résultat dont vous savez qu'il est correct.

Choisissez une réunion sur laquelle vous avez déjà le droit de travailler ou un document non sensible. Téléchargez-le dans NotebookLM, demandez un résumé, enregistrez la réponse en tant que Note, transformez-la en Source, puis créez à partir de celle-ci un tableau ou une présentation. C'est un exercice qui illustre toute la chaîne.

Sources officielles pour aller plus loin

Google Workspace AI Privacy Hub

Politique de confidentialité et sécurité des données pour l'IA générative dans Workspace

Centre d'information officiel de Google concernant l'utilisation des données, les autorisations, le contrôle organisationnel, Gemini et NotebookLM dans l'environnement Workspace.

Conseil pour les agents : transmettez ce lien à l'administrateur lorsque vous demandez l'ouverture de fonctionnalités ou l'autorisation d'utiliser des données internes.

Gemini in Gmail, Docs, Drive and Workspace

Comment Gemini dans Workspace protège vos données

Document d'aide de Google expliquant comment Gemini dans les produits Workspace traite les informations provenant de Gmail, Docs, Drive, Sheets, Slides, Meet et plus encore.

Conseil pour les agents : particulièrement utile lorsqu'il y a des craintes que Gmail ou Docs soient utilisés pour l'entraînement de modèles.

NotebookLM Admin Help

Gestion de NotebookLM pour les utilisateurs de l'organisation

Document d'administration officiel expliquant comment activer ou désactiver NotebookLM pour les utilisateurs, et ce que Google indique concernant les fichiers, les chats et les sorties.

Conseil pour les agents : si NotebookLM est bloqué chez vous, c'est le document à envoyer à l'équipe informatique.

Prochaine étape : choisissez un processus dans votre travail qui vous fait perdre du temps chaque semaine et créez-lui un modèle. Fini le 'testons l'IA'. Un seul processus, un seul prompt, un seul résultat récurrent.